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让ERP系统成为服务经营和改善管理的好助手

集团ERP系统是一项投入巨大人力和财力建设起来的核心信息系统,支撑着全集团日常财务、人力、业务和客户的运行和管理。自2005年投入应用以来,在加强集团管控、优化业务流程、防控经营风险、促进信息共享等方面发挥重要的作用。然而,如何真实反映ERP应用成效、如何区分不同企业成效差异、如何确保系统数据质量,一直是集团上下都十分关注的问题。2013年以集团管理制度形式颁布了“ERP系统应用考核评价”管理办法,目的是通过对系统运行过程和应用情况的动态监控、客观记录和系统考核,督促ERP发挥更大的应用成效并确保数据质量不断提升。

一、考评结果成为总部职能部门强化管理的新抓手、所属企业改善经营管理的新依据

5年间,ERP系统应用考评工作已成为提升管理水平的重要措施和手段,有效促进了基础管理的改善和加强。

ERP系统应用水平得到显著改善。随着ERP系统应用考评工作的开展,持续推动企业“真用”“精用”ERP系统,极大提升了数据的及时性、准确性和完整性,对真实反映集团经营成果方面具有重要意义。尤其在考评初期,在财务、人力、业务和客户供应商管理四方面的应用提升效果极其明显。随着考评工作的深入推进,集团ERP系统整体应用水平逐月提升、数据质量有效改善,“以考评促进应用,以应用提升管理”的目标初步达成。2017年共45家二级应用单位参评(全级次155家),截止上半年参评单位的优良率为60%,较2013年50%提高了10个百分点,ERP系统整体应用水平显著改善。

ERP系统数据质量获得极大提升。财务报表报送及时率从考评初期的76%提高到 100%、财报系统与ERP系统数据(20个考评点)一致性从61%提高到90%;员工基础信息准确率从63%提升到93%,人力薪酬与财务总账一致性从34%提升68%;业务系统的“未完成单据”数量从16391条下降到685条,系统内的“垃圾数据”得以有效清理和遏制,经营统计系统与ERP系统采、销、存数据一致性从考评初期的60%提升到90%;补充、完善客户供应商基础信息67000余条。通过考评使得系统数据的及时性、完整性、准确性得到了极大提升,进而为集团在统一数据利用、分析提供有力保障。成为提升管理水平的重要措施和手段。基于ERP系统中企业经营管理全过程进行动态的、量化的跟踪和记录,实现对财务、人力、业务、客户管理执行情况最为客观、公正的检验和考核评价。相关职能部门密切配合,针对考评反映出的问题,发挥各自核心职能职责,严格审查和督促整改,在考评过程中不断加强对全系统职能专业的管理和指导,有效支撑yabo88经营改善和管理提升工作。

财务管理:整体应用水平已趋于稳定。考评过程中资产财务部充分发挥职能管理作用,针对考评反映和发现的问题,及时指导、监督所属企业进一步规范应用,不断强化管理。其中在“财务报表报送及时性”指标上提升效果明显,2013年该指标报送及时率为76%,而2017年6月份的报送及时率已达100%,为财务数据及时、准确获取提供了有力支撑。

人力资源管理,整体应用状况较好,尤其在考评工作初期系统数据的完整性、准确性、及时性指标提升明显。其中“薪酬数据与总账一致性”指标得分率从2013年的34%,提升到2017年上半年的68%,通过考评直观反映应用中存在的问题,人力资源部门及时检查、督导,使所属企业在人力薪酬管理进一步规范。

业务管理,整体应用情况持续向好。考评过程中信息管理中心加大力度督促相关企业重视数据的及时性和准确性,其中在“未完成单据”指标,从2013年考评初期近16391条,下降到目前的685条,系统内的“垃圾数据”得以有效清理和遏制;在“报送报表一致性”指标从考评初期的59.26%,提升到87.03%,确保经营统计系统与ERP系统数据的一致。通过考评使得业务数据的及时性、完整性大幅提升。确保业务流程规范,提升系统效能,同时业务为集团在统一数据利用、分析提供了有力保障。

有效配合了基础管理的改善和加强。随着考评工作逐步常态化,参评单位也从起初的被动执行转变为积极参与,部分企业建立了相应的配套管理方案和措施,通过考评引导企业注重和强化内部管理,进而促进集团整体管理水平的改善和提高。同时,借助考评使业务操作、执行全流程的“透明化”,所揭示的管理薄弱环节,为强化管理和堵塞漏洞提供依据,极大推动了基础管理的改善。

二、考评取得实效的主要做法和经验

5年来,中钢ERP系统考核评价工作之所以顺利实施,得到集团上下的认可,并在监控ERP应用、改善管理方面发挥越来越大的影响,得益于遵循制度化管理、体系化设计、与实际管理相结合和在实践中持续迭代优化改进。

建章立制,构建完善的管理制度。2013年6月份印发《关于提升ERP系统应用水平相关措施的通知》随后相继颁布了《中钢股份ERP系统规范应用的指导意见》、《中钢股份ERP系统规范应用考核评价办法》,2014年末正式印发《中国中钢股份有限公司ERP系统应用考评管理办法》,并在每年初制定、发布年度ERP应用考评工作方案。

科学设计指标体系,注重考评实效。从企业重视程度、系统应用状况、人力资源保障和系统效益指数四个维度构建完善的考评指标体系,用定量、定性和特征三类指标来分解考评,每年根据集团工作重点和管理需要,对考评指标进行调整、充实和改进,强化考评指标对参评单位改善经营管理的引导作用。至2017年考评指标从2013年23个二级指标丰富完善到75个,抽取系统检查点36000余个。

职能部门协同配合,技术与管理密切配合。考评工作由集团总部人力资源部、资产财务部、运营管理部、审计与风险管理部和信息管理中心等职能部门共同制定工作方案,每年统一组织修订考评指标体系,由信息管理中心负责整理基础数据,提交职能部门负责审核,再进行深度的分析研究。

创新工作方法,实现自动考评。开发了拥有自主知识产权的ERP系统应用系统考核平台,实现考评指标动态管理、考评数据自动抽取、考评报告自动生成,使ERP应用考评完全实现平台化、自动化,考核结果更加公平、公正。

注重结果分析,持续跟踪整改。坚持按照逐月考评、分半年度和年度发布考评报告的方式,强化分析研究,用数据说话,客观评价ERP系统应用水平和反映出的企业经营状况。通过考评的数据变化反映企业经营管理中的薄弱环节和管理漏洞,并重点对部分应用水平较差的单位提出整改意见,持续跟踪整改情况。5年来,考评报告已成为反映和折射企业经营管理水平的重要依据,日益引起企业领导的重视,一些企业将考评指标作为相关工作的考核依据,一些企业将考评指标与内部管理细化措施做了有效对接。

强化培训教育,提升应用技能。每年根据考评指标调整的情况,组织参评单位学习贯彻考评方案,并根据系统应用情况,分专题组织系统应用培训,不断提升一线操作人员的应用技能。


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